Natürlich enthält eine ERP-System die Erfahrung aus zighunderten Projekten und den dortigen Kundenanforderungen, aber gerade durch diese Vielfalt gibt sie heute kaum noch „den optimalen Weg“ vor, sondern ermöglicht immer mehrere Varianten, einen Geschäftsvorfall darzustellen.
Daher bringt heute kaum ein ERP-System die „Standardprozesse“ Flussdiagramme mit – die möglichen Prozessvarianten wären zu zahlreich. Vielmehr kennen die Berater des Anbieters die Software hoffentlich so gut, dass sie dem Kunden im Workshop sagen können, ob seine Vorgehensweise sich in der Standardversion der Software abbilden lässt oder als Anforderung zusätzlich, meist kostenpflichtig entwickelt werden muss.
Im letzteren Fall liegt die Entscheidung beim Kunden, entweder die Software anpassen zu lassen (was in kalkulierbarem Umfang Geld kostet) oder seine betrieblichen Abläufe anzupassen (was ebenfalls Geld kostet, aber nicht so gut bezifferbar ist).
Warum Geschäftsprozesse optimieren?
- Prozesskontrolle und Transparenz: Messbarkeit bringt Vergleichbarkeit, z.B. mit dem Vorjahr oder mit dem Wettbewerb.
- Automatisierung: Reduzierung von Bearbeitungsaufwand durch „Automatismen“.
- Beschleunigung: Erhöhung des Durchsatzes
- Prozess-Sicherheit: Aufdecken und Beseitigen von Fehlerquellen und Reibungsverlusten, z.B. an Übergabepunkten zwischen Abteilungen oder Unternehmen.
- Vereinheitlichung: Übertragung von „best practises“ in alle Unternehmensteile / Niederlassungen
- Kostensenkung: Weniger Aufwand und kürzere Durchlaufzeiten bedeuten geringeren Kosten
Nichts davon tritt durch von alleine ein, auch wenn das im ERP Projekt vom Anbieter möglicherweise versprochen wurde. Die Optimierung von Prozessen ist ein eigenes Projekt.
Wenn der ERP-Anbieter sich gleichzeitig als Unternehmensberatung versteht, kann er hier helfen; viele beschränken sich auf die Software inklusive Programmierung und Schulung und lassen den Kunden bei Fragen der Prozessberatung allein.
Bei einer Optimierung der Prozesse – sei es nun mit externer Unterstützung oder ohne – ist man jedoch gut beraten, den ERP-Anbieter mit einzubinden. Wer seine optimierten Prozesse bastelt, ohne die Möglichkeiten und Beschränkungen der Software zu kennen, muss anschließend möglicherweise viele der neuen Prozesse nochmal anfassen, oder die Software anpassen lassen.