Jede ERP Einführung ist eine große Herausforderungen:
Die Berater des ERP-Herstellers vertreten hinsichtlich der Übereinstimmung zwischen Anforderungsprofil und ERP-Systemeigenschaften die Interessen des Herstellers. Das Projektbudget soll eingehalten werden.
Das ERP-System soll schnellstmöglich die Vorteile des Systemwechsels realisieren.
Viele Einflüsse stören den Inbetriebnahmeprozess, weil vielleicht trotz vorheriger Absprachen nicht alle wichtigen Punkte berücksichtigt wurden. Dann werden mit Sicherheit Unwägbarkeiten im System hochkommen, die eventuell sogar im Vorhinein bekannt waren, aber in ihrer Behinderung funktionaler Abläufe unterschätzt wurden. Plötzlich ist Fantasie gefragt, vor allem bei den Beratern des Systemlieferanten, wie aus einer nicht „passenden Funktionalität“ trotzdem das Wesentliche herausgeholt werden kann, was in der Entscheidungsphase gemeinschaftlich zwischen dem Projektteam und dem Systemlieferanten vereinbart wurde.
Die System- und Software-Eigenschaften, die von einem neuen System erwartet werden, müssen zur Inbetriebnahme ohne Abstriche bekannt sein.
Die Kommunikation zwischen den einzelnen Projektbeteiligten ist der Schlüssel zum Projekterfolg.
Von Beginn an sind Lösungsansätze zu dokumentieren, die in der eigenen Unternehmenssprache zu formulieren sind. Diese Vorlagen sind von den Projektmitarbeitern und dem Systemlieferanten aufmerksam zu verarbeiten, auf Differenzen ist sofort zu reagieren, diese Differenzen sind zu klassifizieren. Projektaufgaben, die die Projektmitarbeiter, Mitarbeiter in Abteilungen oder des Systemlieferanten auszuführen haben, sind gleichfalls schriftlich zu hinterlegen und zu terminieren. Diese Termine gilt es zu verfolgen und restriktiv auf Einhaltung zu prüfen. Häufig ist festzustellen, dass derartige Anforderungen weder in den Unternehmen noch von den Systemlieferanten mit großer Sorgfalt umgesetzt werden.
Wichtig ist ebenso ein ausgetüfteltes Projektmanagement. Dieses stellt die Organisation und die Projektmethodik fest.