Welche Anforderungen sind an ein neues ERP-System zu stellen? Diese Frage ist eine der wesentlichen und auch gleichzeitig schwierigsten Fragen, die vor einer ERP Auswahl einer Software gestellt werden.
Schritte zur Auswahl:
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ERP Systemworkshop
Er ist die Grundlage für alle Überlegungen zur Definition von Anforderungen an ein ERP-System oder eine Software wie Warenwirtschaft, BI, CRM oder Dokumentenmanagement Systeme. Hier findet der Abgleich der notwendigen IT Strategie und Investitionen zur Unternehmensstrategie statt.
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Prozessanalyse und Optimierung Workshop
Die Definition bestehender und neuer Geschäftsprozesse, deren Simulation und deren Optimierung wird in einem Anforderungskonzept lückenlos beschrieben und ist die Grundlage für die ERP Ausschreibung
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Marktanalyse und Lösungsanbieterauswahl
Über eine Marktrecherche sowie die sogenannten „weichen Faktoren“ wie Servicequalität, Schulungskonzepte, Budgeteinhaltung und vieles mehr, werden potentielle Anbieter ermittelt.
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Ausschreibung
Mit den potentiellen Software- und Lösungsanbietern wird geprüft, ob sie in der Lage sind, die Anforderungen im Prinzip zu lösen. Dabei werden Daten ausgetauscht, die es ermöglichen, einen Anbietervergleich durchzuführen. Mit maximal 3 Lösungsanbietern wird ein Workshop abgehalten.
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Auswahl Workshop
Dieser, je nach Anforderungskonzept zum Teil mehrtägige Workshop wird mit Echtdaten und mit Kernprozessen aus Ihrem Unternehmen durchgeführt. Damit wird sichergestellt, dass diese wichtigen Prozesse und Daten im Echtbetrieb auch funktionieren.
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Referenzbesuche
Über Referenzbesuche kann man das ERP-System losgelöst vom Hersteller beim Echteinsatz begutachten. Die Erfahrungen und Probleme der Referenzkunden helfen bei der Auswahlentscheidung.
Dabei versucht man immer, einen hohen Grad der Übereinstimmung zwischen den Anforderungen und dem System des ERP-Herstellers zu erreichen. Die Praxis zeigt, dass aber auch auf das zu achten ist, was das System nicht kann. Im Auswahlverfahren gilt es auch, die Differenz, also den Kompromiss zwischen der umsetzbaren und geforderten Kernkompetenz durch das ERP-System herauszuarbeiten.
Das Ergebnis soll dem Unternehmen aufzeigen, auf welche Funktionalität es verzichten muss. Kann man nicht auf diese Funktionalitäten verzichten, dann sind die notwendigen Anpassungskosten vor Projektbeginn bekannt. Auf diesem Weg kann ein Unternehmen entscheiden, ob die zusätzlichen Kosten den organisatorischen Wert widerspiegeln. Zum anderen kann man so die Projektkosten sehr detailliert spezifizieren.