Mit dem Projektcontrolling steuert man ein Projekt über seine Laufzeit. „Controlling“ als Begriff ist mehr als Kontrolle, das Projekt wird damit gesteuert.
Im Projektcontrolling beschränkt man sich auf die wesentlichen Punkte. Wesentliche Kennzahlen wie Fertigstellungsgrade, Meilensteine und Ressourcenverbrauch müssen konsequent verfolgt werden. Details müssen auf Arbeitspaketebene eigenverantwortlich erarbeitet werden und nur im Krisenfall eskaliert werden.
Der Controlling-Regelkreis
Projektcontrolling findet in einem permanenten Regelkreis statt.
Die Zielsetzung ist der erste Schritt um ein Projekt zu steuern. Wer nicht weiß, wo er hin will, kann auch nicht nach dem gewünschten Weg fragen.
- Die Planung ist notwendig, um die Schritte zu erarbeiten, wie die Ziele erreicht werden sollen und welche Arbeitspakete und Meilensteine bis zur Zielerreichung abgearbeitet werden müssen.
- Im Rahmen der Datenerfassung werden von den Verantwortlichen die Ist-Daten, bzw. die Ist-Situation erhoben, abgestimmt auf Milestones und Arbeitspakete.
- Im Rahmen des Soll-Ist-Vergleichs werden die erhobenen Daten mit den Plan-Daten abgeglichen.
- Die Abweichungsanalyse ermittelt, welche und warum Abweichungen aufgetreten sind. Da Projekte ein komplexes Vorhaben darstellen, ist fast immer mit Abweichungen zu rechnen.
- Basierend auf der Abweichungsanalyse werden geeignete Maßnahmen definiert, die ein Gegensteuern ermöglichen. Sollte es dabei zu Änderungen im Projekt kommen, muss der Änderungsprozess eingehalten werden.
- Die Erfolgskontrolle stellt sicher, dass die eingeleiteten Maßnahmen auch wirklich zur Problemlösung geführt haben.
Ampelcontrolling
Als Grundlage für alle Steuerungsaktivitäten hat sich die Ampelsteuerung bewährt. Basierend auf den drei Ampelphasen rot, gelb und grün wird visualisiert, in welchem Zustand sich das Projekt, der Milestone oder ein Arbeitspaket gerade befindet. Vereinfacht bedeutet grün, dass alles im Plan ist, gelb, dass signifikante Planabweichungen zu befürchten sind und rot, dass eine Zielerreichung nicht mehr möglich erscheint.
Arbeitspaket- und Meilensteincontrolling
Eine wesentliche Planungseinheit des Projektmanagements sind die Arbeitspakete und Meilensteine. Sie stehen im Mittelpunkt aller Controllingaktivitäten.
Die eigentliche Steuerung der Arbeitspakete wird von den Arbeitspaketverantwortlichen vorgenommen. Diese steuern eigenverantwortlich im Rahmen der mit der Projektleitung abgestimmten Planung. Nur wenn es zu negativen Abweichungen von der Planung kommt, wird das Problem mittels Problemreport eskaliert.