Bei der Aufnahme und anschließenden Gestaltung von Geschäftsprozessen geht es zunächst um die Feststellung der Ist-Situation. Viele Unternehmen existieren oft Jahrzehnte sehr erfolgreich, ohne dass je ein Geschäftsprozess definiert bzw. dokumentiert wurde.
Es stellen sich dabei aber folgende Fragen:
- Wieviel Optimierungspotenzial verschenkt wird?
- Wie schnell können sich die Prozesse an sich immer schneller verändernde Rahmenbedingungen anpassen?
Zur Aufnahme der Prozesse stehen zwei mögliche Vorgehensweisen zur Verfügung:
- Top Down, also aus Sicht der Geschäftsführung
- Bottom Up, orientiert an den tatsächlichen Gegebenheiten, die sich über Jahre hinweg ergeben haben
Der Top-Down-Ansatz leitet sich aus der Unternehmensvision und den strategischen Zielen des Unternehmens ab. Die Prozesse orientieren sich primär an den strategischen Zielen des Unternehmens. Es werden nur die Geschäftsprozesse definiert, die hierfür notwendig sind. Die Gestaltung der Prozesse richtet sich ausschließlich nach den Visionen. Im ersten Schritt werden nur die primären Prozesse definiert, um dann im zweiten Schritt zu prüfen, welche nachgelagerten Prozesse zur Unterstützung benötigt werden.
Der Vorteil des Top Down Ansatzes liegt darin, dass nur die Prozesse definiert werden, die auch notwendig sind, um die Vision/Ziel zu erreichen. Dadurch können schnell unnötige Prozesse aus der Vergangenheit identifiziert und eliminiert werden.
Der Hauptnachteil dieses Ansatzes ist, dass bei den Mitarbeitern Ängste erzeugt werden. Die Mitarbeiter müssen ihre alten und lieb gewonnenen Prozesse ändern. Das erzeugt offenen oder verdeckten Widerstand, der leicht die Vorteile kompensieren kann.
Der Bottom-Up-Ansatz geht den umgekehrten Weg: Ausgehend von der untersten Ebene, also den einzelnen Tätigkeiten in den Teilprozessen, wird analysiert, wie die Prozesse praktisch gelebt werden. Daraus wird das Zusammenspiel der einzelnen Teilprozesse sowie der primären und sekundären Geschäftsprozesse definiert.
Die Stärke dieses-Ansatzes ist, dass analysiert wird, was wirklich gelebt wird und nicht eine externe, noch nicht bewährte Lösung dem Unternehmen übergestülpt wird. Die große Gefahr dabei ist, dass zu sehr tätigkeitsorientiert vorgegangen wird und die eigentlichen Ziele und Kundenwünsche nicht erreicht werden.
Zusätzlicher Nachteil: Es werden Überschneidungen von Prozessen oder Nahtstellen zwischen den Prozessen nicht immer sauber herausgearbeitet. Dadurch leidet leicht die Transparenz und in der Folge auch die Effizienz.