Da Geschäftsprozesse oft ein sehr komplexes Konstrukt darstellen, ist fast immer mit Abweichungen zu rechnen. Die entscheidende Frage ist:
- Ist es eine vernachlässigbare, weil unbedeutende Abweichung?
- Ist es eine Abweichung aufgrund eines einmaligen Planungsfehlers?
- Liegen veränderte Rahmenbedingungen vor?
- Handelt es sich sogar um eine systematische Abweichung?
Systematischen Abweichungen liegen eine Fehlannahme oder eine Veränderung der Rahmenbedingungen vor. Diese Abweichungen führen später wiederholt zu Problemen.
Die Abweichungsanalyse basiert idealerweise auf der Prozessbeschreibung, in der alle notwendigen Aspekte beschrieben sind und die als Grundlage zur Ableitung der notwendigen Gegenmaßnahmen dient.
Aufbauend auf der Abweichungsanalyse werden bei Bedarf geeignete Gegenmaßnahmen eingeleitet, die ein Gegensteuern ermöglichen. Wenn es sich in diesem Zusammenhang um Änderungen im Prozess handelt, muss auf jeden Fall der Änderungsprozess angestoßen werden.
Die Erfolgskontrolle stellt sicher, dass die eingeleiteten Maßnahmen auch wirklich gewirkt haben. Dieser Schritt ist deshalb so wichtig, weil nach aufgetretenen Problemen normalerweise bei den Mitarbeitern die Akzeptanz schon geringer ist und erneute Fehlschläge meist nicht mehr hingenommen werden.
Damit Prozesscontrolling überhaupt erfolgreich stattfinden kann, ist es wichtig, dass bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind:
- Es muss eine transparente und nachvollziehbare Zielplanung geben, die den Anforderungen genügt und die drei Zieldimensionen Termine, Ressourcen und Ergebnisse beinhaltet.
- Es ist wichtig, dass die für das Prozesscontrolling entscheidenden Kennzahlen zeitnah bereitgestellt werden, so dass notwendige Maßnahmen eingeleitet werden können, bevor es zu spät ist.
Ehrlichkeit und Offenheit sind wichtige Voraussetzungen, damit Prozesscontrolling zielführend sein kann. Mit falschen Angaben sind die meisten Controlling Systeme nur unter unverhältnismäßig hohem Aufwand in der Lage gegenzusteuern. - Eine Unternehmenskultur, die es erlaubt, Fehler zu machen und die Fehler als eine Chance zum Lernen betrachtet, unterstützt Prozesscontrolling. Andernfalls werden nicht weniger Fehler gemacht, sie werden nur besser vertuscht. Dadurch werden sie später erkannt und ziehen meist höhere Folgekosten nach sich.